Qué sistemas de fichar se adaptan mejor a pymes y cuáles a grandes empresas

Cuando Steve Wozniak soñó con llevar la tecnología de las grandes empresas a los escritorios de las personas hablaba en serio. Desde que grandes genios como él, Steve Jobs y Bill Gates dieron vida a los ordenadores personales, trabajadores de todos los sectores tienen una herramienta que les permite competir con la forma de trabajar de las corporaciones.

Los sistemas para fichar en el trabajo tienen el mismo espíritu democratizador que los fundadores de Apple y Microsoft tuvieron en sus inicios, ya que gracias a ellos las PyMEs pueden contar con sistemas para medir la productividad y el compromiso de sus colaboradores que son comparables a los de los equipos de recursos humanos de las grandes firmas internacionales.

¿Por qué es importante el control horario digital en España?

En España ya rige la ley de fichaje digital y eso significa que todas las empresas deben usar un software para llevar el registro de la jornada laboral de sus empleados. El fin último de contar con este sistema auditable e inviolable es que las personas que trabajan para las compañías en territorio ibérico no superen las 38,5 horas semanales que establece la Ley de Trabajo.

Aunque algunos rubros especiales están exceptuados, la ley es extensa y afecta a la mayor parte de las profesiones y oficios que se desempeñan en relación de dependencia en el país. Por eso, es un gran desafío para las empresas y quienes no logren adaptarse a la nueva medida pueden incurrir en multas de hasta 10.000 €.

Para evitar esta sanción, las empresas deberán contar con un sistema digital que registre las horas trabajadas, que sea inviolable y que permita la auditoría tanto del empleado como del empleador. Aquí algunas de las opciones disponibles y sus características, indicando cuáles son mejores para empresas pequeñas y cuáles para grandes corporaciones.

Factorial, la “navaja suiza” de las apps de fichaje

Factorial es una plataforma que permite gestionar los tu empresa de forma integral, aunque, como es contratable por módulos, puede adaptarse a distintos tamaños de empresa y necesidades específicas, además integra inteligencia artificial lo cual automatiza tus procesos y ahorra tiempo.

Por ejemplo, una PyME puede contratar solamente la aplicación de control horario, gestión de ausencias y vacaciones, mientras que una empresa más grande usará la suite completa para automatizar el onboarding o centralizar la información de desempeño de los empleados.

En el caso de las empresas con turnos, esta herramienta facilita la organización de los mismos, la firma electrónica de documentos y la automatización de procesos de onboarding y offboarding.

La app de fichaje de Factorial divide el registro horario en tres funciones principales, las de fichar, supervisar y reportar. En el primer caso, los empleados pueden marcar entradas, salidas y pausas desde su ordenador o dispositivo móvil, con opciones como geolocalización y códigos QR para mayor control y seguridad.

Mientras tanto, los managers revisan en tiempo real cada registro, lo que permite aprobar incidencias o ajustes al instante y mantener siempre actualizada la información.

De forma automática, el sistema genera reportes completos de presencia, descansos y horas extra que pueden ser de utilidad en el caso de auditorías o inspecciones.

Bizneo HR, una app que se adapta a sistemas existentes

Al igual que Factorial, Bizneo es un software de control horario, de acceso y presencia creado para que las empresas puedan cumplir con la normativa, al tiempo que registran la jornada laboral de sus empleados y colaboradores.

Los empleados registran su entrada y salida desde cualquier dispositivo, sea este de escritorio, aplicación móvil, kiosco (vía tablet) o incluso integrada con sistemas de reconocimiento facial o biometría. Este último punto la convierte en una solución buena para empresas grandes, que ya tienen un sistema de fichaje existente.

Así, las personas encargadas de llevar la contabilidad de horas pueden hacer el fichaje en un clic, relevando turnos, vacaciones y ausencias, así como el control de horas extra y bolsas de compensación.

Además, Bizneo ofrece un cuadro de mando avanzado para supervisar incidencias, absentismo o puntualidad, y genera informes con validez legal que simplifican auditorías y evitan sanciones. Todo esto se integra con notificaciones que funcionan como recordatorio para los empleados sobre cuándo deben fichar, reduciendo errores y pérdidas de tiempo.

Personio, un sistema diseñado para PyMEs y autónomos

Personio es una solución todo-en-uno que permite centralizar varios procesos como las nóminas, las vacaciones, las ausencias, el reclutamiento y la gestión documental en un solo lugar, accesible desde cualquier dispositivo.

Su objetivo es ayudar a las PyMEs y por eso una de sus ventajas es que puede financiarse a través del Kit Digital, un programa del Gobierno de España que otorga hasta 12.000 euros para proyectos de digitalización. Eso sí, el programa de ayudas aplica únicamente a empresas con menos de 50 empleados y está próximo a su fecha de vencimiento.

El objetivo de esta herramienta es reemplazar procesos manuales poco claros y automatizarlos para evitar retrasos, errores en nóminas o bases de datos desactualizadas. La plataforma ofrece una implementación personalizada, rápida y segura, cumpliendo con la normativa europea en materia de protección de datos.

Sesame HR, la favorita de los gestores de horas extra

Sesame también ofrece un sistema completo que más de 14.000 compañías alrededor del mundo ya aprovechan. La plataforma se presenta como una solución intuitiva y completa para cumplir con la normativa de registro de jornada y optimizar la productividad de los equipos.

Al igual que Bizneo, la herramienta permite a los empleados fichar desde la app, la web o incluso mediante una tablet configurada como punto de fichaje. Otra de sus coincidencias es que es integrable con sistemas biométricos.

Entre las funcionalidades que más destacan los usuarios está el control de horas extra con reglas personalizadas (ideal para industrias muy específicas donde la hora extra se cobra de forma distinta), la planificación de calendarios laborales, la integración con softwares de nóminas y la posibilidad de exportar informes en Excel o PDF.

Todo esto se complementa con un soporte cercano y multicanal (chat, email, teléfono), pensado para que la implementación sea rápida y así combina legalidad y eficiencia para empresas grandes que buscan potenciar el smart working y mejorar la organización empresarial.

Sage HR, todo en uno

Sage HR es otra de las soluciones todo en uno de Recursos Humanos, en este caso diseñada para que pequeñas y medianas empresas gestionen su capital humano de forma ágil.

Su plataforma modular permite elegir solo los módulos necesarios, adaptándose al crecimiento y a las necesidades de cada negocio. Con más de 2 millones de clientes en todo el mundo, Sage es una empresa consolidada y una de las referentes en la digitalización de procesos de RR.HH.

Entre sus principales funcionalidades se encuentran la gestión de ausencias y vacaciones, la organización de turnos, el control horario, la evaluación de objetivos y desempeño, la gestión documental y de gastos, así como el reclutamiento de talento.

Todo esto se centraliza en un sistema cargado en la nube y disponible también en aplicación móvil, lo que facilita que empleados y managers procesen las solicitudes y datos desde cualquier lugar.

¿Se puede seguir fichando con Excel?

La pregunta surge en los pasillos de cada PyME de España. Muchos se preguntan si Excel seguirá siendo una opción válida para registrar la jornada laboral, ya que, hasta ahora, la mayoría de las empresas pequeñas en el país utilizaban hojas de cálculo para anotar manualmente las horas de entrada y salida de sus empleados, considerándolo una solución económica y fácil de implementar.

La ley no se limita a prohibir el fichaje en papel, sino que exige sistemas que garanticen transparencia, accesibilidad y seguridad de los datos. Las hojas de cálculo, al depender de la introducción manual de los registros, no llegan a tener la automatización necesaria y, sobre todo, no garantiza que la información sea inalterable.

Otro aspecto crítico es la conservación de los datos. La normativa establece que deben almacenarse durante al menos cuatro años, con garantías de seguridad frente a pérdidas o manipulaciones, algo que la herramienta de cálculo no garantiza.

En este sentido, Excel no tiene los mecanismos de protección necesarios y por ese motivo, aunque sea un método digital no cumple con los estándares legales exigidos. Es decir que no puede considerarse una herramienta válida para fichar de acuerdo a las nuevas legislaciones.

Alternativas al fichaje con Excel

Ante las limitaciones de Excel, las empresas deben migrar a soluciones diseñadas específicamente para el control horario digital. Una de las opciones más completas de las listadas en este artículo es Factorial, un software que combina cumplimiento legal con herramientas de gestión de recursos humanos.

Factorial permite registrar las horas de inicio y fin de la jornada mediante aplicaciones móviles, ordenadores o códigos QR.

Al automatizar este proceso, elimina errores manuales y asegura registros fiables. Además, ofrece acceso remoto y en tiempo real, de modo que tanto los empleados como los inspectores de Trabajo pueden consultar la información de manera ágil y transparente.

Aplicaciones adaptadas al SXXI

Así como Wozniak, Jobs y Gates tuvieron la visión de acercar la tecnología a las personas de “a pie”, estas plataformas también colaboran con un futuro donde tanto autónomos que trabajan con colaboradores como grandes corporaciones tienen las mismas herramientas a su alcance.

Además, en España sucede una paradoja, mientras las tecnológicas de donde provienen estos gigantes de Silicon Valley han regresado a la oficina, de acuerdo al informe Radiografía del Teletrabajo en España (InfoJobs, 2025), el 15,4% de los ocupados trabaja en remoto, más del doble que antes de la pandemia (6% en 2019).

Un 24% teletrabaja por lo menos dos días a la semana bajo un modelo híbrido y el 21% lo hace de manera 100% remota.

Esto agrega complejidad al panorama, pero las aplicaciones anteriormente mencionadas llegan para poner paños fríos y aliviar la complejidad de combinar fichajes en la empresa y fuera de ella.