El Gobierno autoriza destruir expedientes sancionadores, sindicales y de ERE sin conservar muestra

El Ministerio de Política Territorial y Memoria Democrática ha autorizado la eliminación periódica de varias series documentales custodiadas por delegaciones, subdelegaciones y otros órganos territoriales de la Administración General del Estado. La medida alcanza expedientes sancionadores, documentación relacionada con actuaciones judiciales, elecciones sindicales, convenios colectivos y procedimientos de regulación de empleo.

La decisión aparece recogida en una resolución de la Subsecretaría fechada el 24 de julio y publicada este lunes en el Boletín Oficial del Estado. El documento aprueba nuevos calendarios de conservación y permite destruir documentación tanto en papel como en soporte electrónico una vez agotados los plazos establecidos para cada categoría.

La resolución lleva la firma de la subsecretaria de Política Territorial y Memoria Democrática, Berta Pérez Hernández, y se apoya en cinco dictámenes aprobados el pasado 17 de junio por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Estos informes afectan a los expedientes de seguridad privada, las relaciones de la Administración con la Justicia, los convenios colectivos, las elecciones sindicales y los procedimientos de regulación de empleo.

Uno de los apartados más llamativos se refiere a los expedientes sancionadores en materia de seguridad privada. La documentación anterior a 1992 deberá conservarse de manera permanente. Sin embargo, los expedientes posteriores a esa fecha correspondientes a infracciones graves y muy graves podrán eliminarse completamente cinco años después del cierre definitivo del procedimiento o del último recurso presentado. En estos casos, el BOE establece expresamente que no se conservará ninguna muestra ni se transferirá documentación a un archivo histórico.

El tratamiento es distinto para las infracciones leves. También podrán eliminarse a los cinco años, pero deberá preservarse el 10% de los expedientes de cada ejercicio, así como aquellos que hayan sido objeto de recurso. Esa muestra será trasladada al Archivo Histórico Provincial o al organismo equivalente.

La autorización afecta igualmente a documentación vinculada a las relaciones de la Administración con los órdenes contencioso-administrativo, social, civil, mercantil y penal. Los expedientes producidos por unidades con competencias en materia de recursos y posteriores a 1958 podrán eliminarse parcialmente quince años después de la última sentencia firme. En los procedimientos hipotecarios, el plazo se amplía a veinte años y deberá conservarse, al menos, un expediente de cada año.

Más amplia es la eliminación prevista para la documentación generada por unidades de apoyo jurídico, como Abogacías del Estado o servicios jurídicos con funciones exclusivamente consultivas. En estos casos, los expedientes posteriores a 1958 podrán destruirse totalmente a los quince años, sin muestra y sin transferencia a ningún archivo. No se trata, por tanto, de los expedientes originales depositados en juzgados y tribunales, sino de documentación administrativa custodiada por los órganos del Ministerio.

El calendario también contempla la destrucción total de determinados expedientes de elecciones sindicales posteriores a 1980. La medida afecta a documentación procedente de antiguas direcciones provinciales de Trabajo, de delegaciones y subdelegaciones anteriores al traspaso de competencias a las comunidades autónomas y de las delegaciones del Gobierno en Ceuta y Melilla. Podrán eliminarse a los cinco años, sin conservar muestra.

En cambio, los expedientes correspondientes al periodo comprendido entre 1978 y 1980 deberán conservarse íntegramente y transferirse al Archivo Histórico Provincial o equivalente.

La resolución introduce un criterio similar para los procedimientos de regulación de empleo. Los ERE correspondientes al ámbito provincial o autonómico de cada delegación o subdelegación deberán conservarse permanentemente. También se preservarán los expedientes estatales heredados de las antiguas direcciones provinciales de Trabajo y los tramitados en Ceuta y Melilla.

Sin embargo, los expedientes relativos a ERE de un ámbito territorial distinto al provincial o autonómico del órgano que los custodia podrán eliminarse completamente a los cinco años. Tampoco en este supuesto se conservará una muestra ni se realizará una transferencia a archivos históricos.

El BOE permite además destruir, transcurridos cinco años, convenios y acuerdos colectivos posteriores a 1980 cuando correspondan a un ámbito territorial distinto al provincial o autonómico de la delegación que conserva la documentación. Los convenios propios de su ámbito competencial, por el contrario, quedan sometidos a conservación permanente.

La resolución no será efectiva hasta que hayan transcurrido tres meses desde su publicación y siempre que durante ese periodo no se presente ningún recurso. Si la medida es impugnada, la documentación deberá conservarse hasta que exista una resolución firme.

El texto añade que no podrán eliminarse los expedientes que estén pendientes de un recurso administrativo, económico-administrativo o judicial, ni aquellos que hayan sido solicitados por un órgano jurisdiccional. Antes de cada destrucción será necesaria la aprobación de la Subdirección General de Recursos, Publicaciones y Documentación.

El procedimiento deberá garantizar que los documentos y la información que contienen no puedan reconstruirse. Además, cada unidad administrativa tendrá que levantar un acta en la que consten las fechas, el volumen destruido y el método utilizado, junto con una relación de la documentación eliminada y de las muestras que, en su caso, se hayan conservado. Esas actas permanecerán archivadas como garantía jurídica frente a terceros.