Hacienda autoriza destruir expedientes de gastos, contratos y reuniones de la Agencia Tributaria
La medida afecta a documentación económica y administrativa, incluidos servicios de empresas externas y gastos protocolarios, y establece distintos plazos para su eliminación.
Una empleada trabaja en una oficina de la Agencia Tributaria de manera incansable. MARTA FERNÁNDEZ / EUROPA PRESS 05/4/2022
El Ministerio de Hacienda ha publicado este viernes, 9 de octubre, una resolución por la que la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) autoriza la eliminación de diferentes categorías de documentación administrativa, entre las que figuran expedientes económicos de gasto, trabajos realizados por empresas externas, reuniones, conferencias y atenciones protocolarias. La medida establece distintos plazos de conservación, que en algunos casos permiten destruir documentación a los dos años y, en otros, una vez transcurridos diez o quince años.
La decisión aparece recogida en el Boletín Oficial del Estado (BOE), mediante una resolución de 1 de octubre de 2026 firmada por el presidente de la Agencia Tributaria, Jesús Gascón Catalán. El documento identifica las series documentales que podrán eliminarse y las condiciones que deberán cumplirse antes de proceder a su destrucción.
Entre los expedientes afectados se encuentran los relacionados con los trabajos realizados por empresas y profesionales externos para la Administración tributaria. En este apartado, Hacienda autoriza la eliminación de los documentos posteriores a 1940 una vez transcurridos quince años desde la finalización del periodo de garantía. Sin embargo, las copias parciales que permanezcan en las unidades que solicitaron el gasto o en los servicios de apoyo jurídico podrán eliminarse a los dos años, puesto que los originales se tramitan en las unidades económicas correspondientes.
La resolución también incluye los gastos derivados de reuniones, conferencias y cursos. En estos casos, se permite la destrucción de los expedientes económicos cuando hayan transcurrido quince años. El plazo se reduce a dos años para determinadas copias parciales de las propuestas de gasto, siempre que no formen parte de otras series documentales que deban conservarse.
Otro de los apartados contemplados afecta a los gastos de atenciones protocolarias y representativas, correspondientes a una categoría específica de los gastos corrientes en bienes y servicios de la Administración. La autorización establece diferencias según el procedimiento utilizado para gestionar el dinero público.
Los expedientes tramitados mediante anticipos de caja fija podrán eliminarse a los diez años, mientras que aquellos justificados mediante cuentas que agrupan distintas aplicaciones presupuestarias tendrán un plazo de quince años. No obstante, otros expedientes de gastos protocolarios, como los tramitados en firme o mediante determinadas cuentas justificativas, deberán conservarse permanentemente.
La documentación afectada también comprende expedientes de arrendamientos y cánones, servicios de transporte, reparaciones, mantenimiento, seguros y publicaciones. Los plazos previstos varían según la naturaleza de cada procedimiento, con obligaciones específicas de conservación de determinados originales y muestras documentales.
En materia de alquileres y cánones, la resolución permite eliminar expedientes una vez cumplidos quince años, mientras que determinadas copias parciales podrán destruirse a los dos años. Para los gastos de transporte se establece un plazo de quince años y para los trabajos de reparación, mantenimiento y conservación, diez años. Los expedientes relativos a primas de seguros y publicaciones también podrán eliminarse después de quince años, con las condiciones recogidas en el anexo de la resolución.
La Agencia Tributaria incluye, además, los expedientes correspondientes a quejas y sugerencias presentadas ante el Consejo para la Defensa del Contribuyente. La documentación de estos procedimientos podrá eliminarse diez años después de su finalización, aunque deberá mantenerse una muestra del 1% de los expedientes de cada año en los archivos correspondientes.
La resolución se ampara en la legislación española sobre patrimonio documental y en el procedimiento establecido para eliminar documentación administrativa que haya perdido su utilidad para la gestión pública y carezca de valor histórico o probatorio para los derechos y obligaciones de ciudadanos y entidades.
La autorización cuenta con un dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, emitido el 16 de junio de 2025, y recoge también criterios de conservación previamente aprobados para distintas series documentales.
Una vez cumplidas las condiciones legales, la destrucción deberá realizarse mediante procedimientos que garanticen la seguridad de los documentos e impidan reconstruirlos o recuperar la información que contienen. Además, será obligatorio levantar un acta de destrucción, que deberá remitirse a los órganos responsables de la calificación documental.
El documento oficial no concreta el número de expedientes que serán destruidos ni el volumen total de documentación afectada. Tampoco identifica contratos, reuniones o gastos individuales, sino categorías administrativas sujetas a calendarios de conservación.